简述

非营利组织越来越多地使用财务报表管理系统来衡量实体运营的有效性,而企业经理们早已熟悉的关键绩效指标KPI越来越多地被使用。筹资始终是一项挑战,因此非盈利组织将始终需要最大化其可用资源。提供背景信息和流程以开发特定于任务的KPI,为利益相关者提供清晰而相关的信息

管理良好的非营利组织一直在寻找提高效率的方法,可以更好地利用资源并减少稀缺资金的使用衡量非营利组织效能的一种方法是将其与同类组织以及其自身的历史进行比较比率分析水平分析和垂直分析是大多数CPA所熟悉的几种方法,因为用作各种分析基础的基本信息来自财务报表,所以这些度量标准既可用于外部用户,也可用于内部用户

关键绩效指标KPI是特定于任务的指标,旨在将重要的操作指标综合到一组便捷的管理工具中。KPI通常分组在单个计算机屏幕的桌面上,构成仪表板的基础,目标是拥有各种重要信息触手可及的管理人员本文介绍了开发和实施KPI的过程,该过程将为非营利组织的运营做出有意义的贡献

开发关键绩效指标

通用KPI上有大量可用信息开发特定于实体的KPI时,一个好的起点是了解用户的观点。有许多利益相关者团体需要分析实体,因为每个利益相关者团体都会查看和分析非营利组织。从不同的角度来看,每个组将使用不同的KPI是有意义的。此类组包括董事会管理人员,客户供应商,捐助方,贷方,竞争对手,审计师,监管机构和监督组织。

以举例说明为例,筹款功能制定有关组织筹款效率的KPI取决于哪个利益相关者群体将对其进行查看。如果最初的利益相关者群体包括董事会管理人员和捐赠者,则每个群体可能会有不同的看法焦点

  • 董事会可能对组织筹集的资金与该期间的预期感兴趣
  • 管理层可能对平均捐赠金额感兴趣
  • 员工可能对每位全职员工的年薪多少感兴趣
  • 捐助者可能会对他们的捐助占筹款总额的百分比感兴趣

展示显示了一个矩阵,这些矩阵显示了这些焦点,表明了每个KPI具有相似的测量目标的广度,并且取决于透视图。可以为每个所需的度量开发相似的矩阵,其中许多将有几种分子和分母可以以不同的方式组合以产生衡量效率不同要素的KPI

展示

样本KPI矩阵宽度

董事会管理人员捐款人分子迄今已筹集迄今已筹集迄今为止的捐款额分母筹集的总额捐赠的数量FTE筹集的总计KPI的总数总捐赠规模平均每FTE筹集的金额捐赠所代表的总额的比例FTE全时等效的KPI关键绩效指标

也可以通过一个角度并开发一个以上度量来显示深度。相似属性的多个度量可提供更可靠的图景与筹款一起作为度量并使用管理的观点可以开发更多KPI,例如以下

  • 达到今年目标的百分比迄今已筹集预算筹款
  • 与去年相比增加或减少的百分比迄今筹集的资金去年筹集的资金总额
  • 筹款对总收入的相对重要性迄今为止已筹集的总收入
  • 筹款对本年度预算的预期重要性预算筹款总收入

展示将完成这些KPI所需的变量放到相同的矩阵格式中,就像以前可以通过多种方式组合分子和分母以生成所标识的KPI以及其他方法一样。矩阵的好处是它能够定义KPI。产生大量绩效指标所需的信息看到已经确定的分子和分母的多样性也可以导致开发新的KPI,而无需收集其他数据。注意,变量可以既是分子又是分母

展示

样本KPI矩阵深度

管理层分子迄今筹集预算筹款分母预算筹款去年筹款总额去年预算筹款去年总收入预算总收入

还可以逐年查看KPI,以衡量趋势,如下所示展示

展示

年度KPI矩阵样本

平均捐款筹集的总额捐赠者的总数筹集的捐款者的总数筹集的捐款者的数目筹款的重要性预算的筹款总额预算的筹款总额预算的筹款总额预算的筹款总额预算的筹款总额预算的筹款总额预算的筹款总额筹款的重要性实际的筹款总额筹款总额筹款总额收入筹集的总额收入总额我们在筹款方面是否步入正轨迄今为止的筹款总额预算的筹款总额迄今为止的筹款总额预算的筹款总额迄今为止的筹款总额预算的筹款总额

新的披露导致新的KPI

新的财务披露,无论是组织自愿发起的还是非自愿的,还是基于新会计准则的,都是非自愿的,这提供了使用此新数据制定新KPI的机会。两项表明需要新KPI的进展是最近的FASB标准《会计准则更新》 ASU。不用于利润实体主题表非财务实体的财务报表这就要求所有非营利组织都准备一份功能性支出声明以及对可持续性报告的兴趣日益浓厚

对于某些非营利组织(例如,被归类为自愿性健康和福利组织的非营利组织,或者对于那些要求在第IX部分中对费用进行类似细分的表格的非营利组织而言,功能性支出报表将不是新的)对于其他组织(例如,私人基金会),功能性支出报表可能要求在公开可用的财务文件中首次将计划费用与非计划费用分开私人基金会提交的PF没有与第IX部分类似的披露,该区别为公众和其他利益相关方提供了创建比率的机会以及其他以前无法评估的绩效和效率指标。此外,组织可能会从对这些比率的内部分析中受益,以预测公众现在如何看待它们。其中一些比率也可能上升到成为以下方面的关键绩效指标的水平在组织内使用

展示在ASU页面上提供了功能性支出的说明性声明ASC鉴于行政成本比率分析的普遍性,辅助活动支出占总支出的比率肯定是外部和内部利益相关方共同计算的指标,在​​这种情况下,该比率是

展示

功能费用的样本报表

计划活动支助活动A B C计划小计管理和一般筹款支持小计总费用薪金和福利向其他组织的赠款用品和差旅服务及专业费用办公室和占用折旧利息总支出

在这种情况下,另一个受欢迎的比率是计划活动小计占总费用的百分比。表格功能费用明细与ASU现在要求的费用之间的主要区别是FASB具备区分AB计划所代表的不同计划领域的能力和C这种区别为感兴趣的各方提供了机会,可以在单独的计划策略背景下分析计划费用

例如,某些计划领域可能由于工作性质而变得更多,而其他人则可能需要更多的差旅费用。随着时间的推移,可以跟踪各个计划领域内的趋势,与在具有不同需求的计划领域中进行比较相比,可以提供更有成效的分析进行不同类型的努力

自愿或非自愿的新财务披露提供了使用此新数据开发新KPI的机会

到目前为止讨论的KPI是在了解所需信息并使用输入来提供信息的基础上开发的,另一种方法是查看可用信息,并通过考虑可以计算出的内容来形成KPI。在展示提供此变量列表

  • 总支出计划A B C
  • 计划总支出
  • 管理和一般费用
  • 筹款费用
  • 配套费用总额
  • 总支出
  • 薪金和福利计划A B C
  • 薪金和福利总计划
  • 薪酬福利管理和一般筹款支持
  • 对其他组织的赠款计划A B C
  • 向其他组织的赠款总计计划
  • 物资和旅行计划A B C
  • 物资和旅行总体计划
  • 物资和差旅管理以及一般筹款支持
  • 服务和专业费用计划A B C
  • 服务和专业费用总体计划
  • 服务和专业费用管理和一般筹款支持
  • 办公室和入住计划A B C
  • 办公室和入住总数
  • 办公室和入住管理及一般筹款支持
  • 折旧程序A B C
  • 折旧管理和一般筹款支持
  • 兴趣计划A B C
  • 兴趣合计
  • 利息管理和一般筹款支持

从可用变量列表中开发KPI的方法有多种,一种方法是从最概括的信息开始,并朝着更细致的信息进行努力,这将提供如图所示的KPI。展示

展示

根据功能费用表制定的关键绩效指标

KPI计算费用占计划总费用的百分比支持费用的总费用每个成本中心占计划A的总费用计划B的总费用计划C的总费用管理和一般总费用筹资总费用每个计划的百分比计划总支出计划A计划支出计划B计划支出计划C计划支出薪资和福利占总支出的百分比薪金和利益支出总额薪金和收益计划A总计划A支出薪金和福利计划B计划B总支出薪金和福利方案C方案C的总支出薪资和福利管理及一般管理和一般费用薪资和福利的合计筹款总额筹资费用每个成本中心的薪资和福利占薪资和福利的总额的百分比薪资和福利方案A薪金和福利计划B薪资和福利总额薪金和福利计划C薪资和福利总额薪资和福利管理和一般薪金和福利总额薪水和福利筹资薪金和福利总额

KPI开发可持续性报告的另一种方法

另一个为KPI提供丰富环境的发展是,对可持续性报告的兴趣日益浓厚。在可持续性背景下,会计提供了不同的挑战和机遇,而不是公开的财务数据,因为功能性支出说明中所使用的可持续性数据往往是非财务的且内部存在组织而不是公众可能独立创建自己的KPI,这些KPI可能以某种方式反映组织上可持续会计数据的目标用户通常至少最初是组织本身,因为它旨在了解和衡量其在和对变化中的世界的影响

一个组织对不断变化的世界的生存能力和影响力也是两个致力于可持续发展会计的著名组织所关注的问题,即可持续发展会计标准委员会SASB和全球报告倡议组织GRI GRI首席执行官Tim Mohin总结道,他们说GRI着眼于公司对以下方面的影响全球和SASB着眼于全球对公司的影响报告框架工作之间的合作可持续发展的未来报告GRI网站Janhttp bit ly HG Dn

公司的影响可能难以量化,而且一个组织与下一个组织之间的影响可能大不相同。实际上,可持续性会计手段的不同取决于组织的运营环境,而可持续性的度量取决于组织的使命和领域在其中完成任务的三种常用分组是经济社会和影响,每个分组内都有多个层次。以下是从这些较大分组中得出的KPI的示例,它们代表不同的领域,但每个分组都很重要

经济企业风险管理

组织需要有效地利用其资源,以确保长期的可持续性,这包括减轻风险企业层面的风险来自内部和外部企业面临的首要问题之一是网络风险,而KPI可以是用作跟踪组织风险管理计划要素的工具如果IT部门执行或雇用顾问来进行网络钓鱼或渗透测试,则可以使用KPI跟踪每个测试日期发送网络钓鱼电子邮件的员工数量以及员工数量谁点击了网上诱骗链接他们可以随着时间的推移跟踪这些尝试,以确保他们的内部培训经常进行

KPI跟踪可能如下所示

网络钓鱼测试

1月尝试成功C Suite高级人员中级人员初级人员2月尝试成功C Suite高级人员中级人员初级人员

社会多样性平等与包容

许多非营利组织都有倡议来发展董事会和管理人员的多元化群体,例如,将妇女提升为最高管理者。该倡议具体希望实现的目标在各个实体之间会有所不同,但是无论组织的重点是什么目标,并且这个目标可以是用KPI进行跟踪尽管季度或年度KPI可能不那么动态,也不容易实时绘制图形,但它可以向非营利组织展示其达到目标的程度展示显示了关注性别种族和种族的多样性KPI矩阵

展示

关键绩效指标报告

董事会C套件中间管理计划服务行政筹款性别认同A B C种族A B C种族A B C D

影响组织范围

衡量影响的方法有很多,根据组织的使命,这些方法在组织之间会有所不同。影响组织的一个方面是组织之间的相似之处是市场意识,可以作为交流进行操作。对于许多非营利组织来说,他们的工作传播是他们的研究和发现。因此,拥有衡量此指标的KPI将很有价值

如今,大多数组织都拥有Twitter帐户和Facebook页面,可以建立KPI来跟踪关注者的喜欢和转发。可以为该组织开发实时图表,以显示关注者的数量,其中确定了建立年度关注者目标的情况下,KPI可以针对这些目标跟踪进度组织还可以将这些KPI包含在其网站上,以与公众共享

人类服务组织会定期跟踪客户联系和患者就诊的次数。对这些数字的跟踪有助于建立一个有用的KPI(如本假设示例所示)

  • 个人生活受到影响
  • 提供的服务单位
  • 在过去的几年中,儿童及其家庭受到了我们计划的影响

如果组织将一定数量的服务访问预算用于合同监控或自己的计划目的,则可以将其再次合并到KPI中,此处的示例是假设的

预算的队列实际季度季度婴儿儿童青少年成人

组织可以使用KPI跟踪的另一个影响因素是从其网站下载的次数。下载可能是年度报告,财务报表或某些计划倡议的表格或立场文件,这将为达到和接受程度提供强有力的衡量标准

关键绩效指标的价值

KPI是用于管理任务关键数据的有用工具,它们也可以用于创建可正常运行的仪表板,从而在一个屏幕上提供大量信息。当组织使用数据更好地定义其核心任务时,它将获得对衡量迭代最重要的信息的洞察力可能需要时间的过程建立组织能力以创建有意义的KPI可能会长期使组织受益,无论您如何操作,当数据决定其决策并且没有比KPI更好的数据利用方式时,每个组织都会更平稳,更高效地运行。利益相关者将越来越期望外部面对KPI通过使用正式的方法来评估和评估KPI提供的信息,将使非营利组织变得更加高效和更好地运作,因为人们倾向于改进他们衡量KPI的方法,也提供了一个基准来帮助进行基准测试。提供其他数据点用于分析组织的效率

当数据决定决策时,每个组织的运行都更加顺畅高效,而KPI则是更好的方法来利用数据

Jeffry Haber博士CPA是LaPenta商学院爱奥那学院的会计学教授,以及纽约联邦基金会的高级财务总监。
Caitlin Schryver是Dots Will Connect Ithaca N Y的总裁