T他冠状病毒COVID大流行已导致为了阻止或减缓新型冠状病毒的传播,世界各地的内裤公司暂时关闭了大门,包括注册会计师事务所在内的许多办公室都可以继续开展业务,尽管他们的员工在进行社交疏散或远程办公时远程工作自我隔离然而,并不是所有的CPA公司都为这种危机的发生做好充分的准备。当然,作者的公司允许进行远程工作已经有一段时间了,本文列出了公司可以采取的一些步骤,以确保他们能够度过危机

制备

启用在家工作确保每个人都可以使用与现在相同或尽可能接近的精确设置进行远程工作。我们为在家工作的员工提供所需的显示器和其他计算机设备,以便他们可以随时随地进行远程工作。 GoToMyPC之类的不可行应用程序可能使工作人员能够远程连接到他们的办公室桌面并执行所有常规任务,就像在办公室一样

鼓励在家工作是公司文化的一部分我们鼓励员工在需要时在家中工作,因此如果办公室由于危机而不得不关闭,每个人都已经准备好并且习惯了在家中工作虽然无法预测全球范围内发生COVID的紧急情况紧急情况甚至是平常的破坏,例如建筑维修或病虫害防治,可能会迫使单个办公室在短时间内关闭

实作

关闭办公室随着联邦税收申请截止日期延长至7月,对于大多数公司而言,最紧迫的事情是确保其团队和客户安全。为客户创建Dropbox或其他云服务器,以电子方式交付必要的文件或安排必须交付的物品的特定下送时间亲自交付鼓励以电子方式安全交付文件如果必须用手交付某些物品,请采取预防措施,以避免或最大程度地减少传播感染的风险

预期生产力下降在危机中,这是可以理解的正常现象。孩子在家里而不是在学校,人们正在取消旅行以修改计划并确保家人安全。完成在此期间让您的员工休息一下,他们将在以后付出更多努力

关注受伤害的客户现在,每个人都有要关门的客户,他们需要了解正在制定的处理紧急情况的法律将如何影响他们的具体帮助,因此主动伸出援手,以了解客户的需求并制定如何满足这些需求的计划员工客户会记得在这些艰难时期谁为他们付出了更多努力

在您的网站上创建一个页面以更新COVID情况变化如此之快,以至于每天的电子邮件更新不足以使人们随时了解我们的情况。我们发送了一封电子邮件,说明办公室已关闭,并将客户定向到专门的网页以进行更新。我们还为所有员工开启了办公室外回复在自动回复消息中具有指向更新页面的相同链接

保持冷静与其他许多企业相比,注册会计师事务所的状况要好得多,以应对突然的经济下滑,这应该有助于提高员工士气。反过来,来公司寻求信息和保证的客户会松懈,因为他们会发现镇定的,准备好并能够提供帮助的冷静的会计师他们

与员工沟通公司的财务状况一些公司在这段时间内会挣扎,这可能意味着裁员或休假。与团队沟通至关重要的是,高层管理人员是好是坏,如果员工不知道他们会比现在更加紧张

利用危机作为改变的机会这场大流行使许多人和组织措手不及,尽管没人能及时回避并提前采取必要的措施,持续的危机管理以及最终从危机中复苏,将为建立更强大,更具弹性的系统提供了绝佳的机会。如果没有适当的基础架构来充分应对长时间的远程工作,现在是时候评估缺少的内容,并了解他们如何从中学习并为将来进行改进。如果像这样的关闭一旦发生,它会再次发生做好准备并确定新的常态将确保下一次危机到来时,您的公司已做好准备

Jason L Ackerman CPA CGMA CFP是Rock Rock S C的Bernard N Ackerman BNA CPAs PA的会计师