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编者注我们不知所措,无法确定应在控制图上显示以下文章,因为您将看到控制图的使用跨学科线,因此这里有些随意介绍

美国公司最近试图在当前的经济环境中竞争时变得更加注重质量。为了保持竞争力,许多公司已经采用统计方法来提高质量并维持对制造过程的控制,尽管术语“质量控制”通常是指制造环境的会计流程也可以从统计质量控制技术的应用中受益,因此,如果会计师了解质量控制中使用的统计方法,他们便可以使用它们来改善会计程序以及公司或客户的制造过程

本文专门研究了控制图在分析和控制会计流程中的使用。控制图是从一段时间以来从流程中收集的数据的图形化说明,从而提供了运行情况的运行记录。在控制图有用的情况下,会计流程的示例包括开具发票和其他会计凭证,准备纳税申报单和各种审计程序使用控制图监视会计程序的好处包括提供更高质量的服务,降低成本和提高利润率

控制图如何工作

控制图可用于分析和控制重复过程,因为它们有助于确定何时需要采取纠正措施,因为它们显示了性能控制图的运行记录,可为管理人员提供多种类型的信息。例如,控制图可用于

查明错误或不可预测的过程

获得有关即将发生的问题(例如过程中的意外更改)的警告

随时间评估产品服务的一致性

减少流程中的性能差异,从而降低流程产生的输出的流程后检查水平

确定过程产生错误和错误的输出时的故障原因

知道流程何时可以发挥最大作用

控制图是包含中心线和控制上限和下限的图形。中心线表示过程平均值。控制极限表示围绕中心线的可接受性的上限和下限。水平轴表示样品数量或时间点,垂直轴表示代表样品测量

控制图通常基于从过程样本中收集的数据,在抽取足够数量的样本并将数据绘制在控制图上之后,评估过程的稳定性。将稳定的过程视为可控制的,失控过程是不稳定的,因此无法预测。该图说明了处于受控状态的过程与处于失控状态的过程之间的差异。

在图A部分中,过程处于统计控制中样本测量值在控制范围内,并且似乎在中心线附近随机分布。偏离中心线的偏离平均点是由于始终存在的共同不可避免的变化而引起的,并且是过程的一部分。控制上限UCL和控制下限LCL之间的值表示过程的正常变化范围

图B部分中所示的过程失控,因为许多点都在控制范围之外。这些失控点表示应调查的特殊或可指定的变化原因。对这些点的研究可能表明过程条件随时间变化。取样,可能导致发现问题,导致过程不稳定

图C部分还说明了失控过程,尽管所有测量值都在控制范围内,但中心线两侧的长时间点表明发生了过程偏移,因此存在一个或多个可指定的变化原因,需要进行调查以确定过程转移的原因确定原因后,可以采取适当的措施使过程重新进入统计控制

控制图的类型

在控制图可用于帮助控制会计流程之前,必须确定要使用的图的类型,然后收集用于测量的样本。选择适当的控制图取决于过程的性质和要从控制图收集的数据类型。样本如果对特定测量使用错误类型的图表,结果将无意义或产生误导

下节包含控制图在会计处理中的四种不同应用程序。表概述了每种情况,包括要评估的会计处理和从处理中获取的度量,并绘制在控制图上

会计应用

控制图在大规模重复性流程中可提供最大的收益以下示例说明了控制图在某些典型的会计审计和税务流程中的应用当然,在决定是否为给定的会计流程实施控制图之前,应进行成本收益分析。

案例内部审计内部审计的功能是确定遵循公司政策和程序的程度,因为许多程序是重复的,内部审计师可以使用控制图监视全年的各种会计流程可以通过控制进行监视的流程图表包括工资核算,发票付款和收入收集此处显示工资核算

工资核算中涉及的重复性程序包括加班时间记录的适当授权以及对工资总额和工资扣除额的计算的检查。为确保全年对这些程序的内部控制有效,内部审计师可以对员工个人工资进行抽样每个薪资期间的记录对于样本中的每个员工薪资记录,内部审核员将验证所需授权和批准的文件。缺少授权或批准将构成审核异常或不合格

为了为此流程构建一个控制图,对每个样本的审计例外数量进行计数并绘制图形,如图2所示。

此控制图提供了连续薪资期间薪资流程内部控制的直观视图,通过检查控制图,内部审计师可以评估内部控制是否在控制点(例如样本)之外有效并且代表薪资的意外变化流程并要求立即进行调查,可能导致这些失控原因的原因可能是新员工的雇用或工作职责的轮换。如果问题是由于这些原因之一引起的,则应对员工进行额外的培训或教育,以防止出现此类错误将来发生

尽管Figure示出了失控情况,但是处于控制状态的控制图也可能提供可用于改进内部控制的信息。例如,每个样本的平均例外数量,图中的中心线为2,因为每个样本的例外数量应该内部审计师可以评估每个样本是否有两个例外情况是否过低。如果是这样,则审计师应认识到必须更改工资核发授权流程,因为当前流程的平均重点是两个例外情况。更改流程是管理层的责任,但内部审核员应该能够使用控制图来说明存在问题

案例客户帐单控制图也可能有助于公司改善财务状况。例如,改善现金状况的一种方法是加快从客户处收款的时间,减少提供商品服务的时间点与提供客户的时间点之间的时间收费是加快收款的关键步骤

在使用控制图评估客户开票流程时,公司可能会定期抽取发票的随机样本。对于每张发票,都测量了交货日期和开票日期之间的时间量,如图A所示,样品中开票时间的变化量发票绘制在控制图上。整个样本的平均计费时间绘制在第二个控制图上,如图B所示。

要评估客户计费过程,必须同时考虑两个控制图。第一个控制图用于评估样本之间计费过程中变化的变化。中心线代表发票样本中计费时间的标准变化量。首先检查,因为变化的变化可能是平均账单时间变化的原因。在图a中,图表处于受控状态,因此过程变化稳定。如果图表失控,则需要进行调查以确定哪些原因。导致失控样本的过度变化

如果过程变化稳定,则应评估过程平均值。第二个控制图显示了从一个样本到另一个样本的平均计费时间的变化。此图的中心线表示交付和计费之间的标准时间量。该公司的计费时间为五天样本,代表超出控制范围也许是员工的疾病或休假导致了这段时间的计费延迟

案例纳税申报表准备尽管前面的插图集中于公司内部的会计程序,但公共会计师也可以使用控制图技术来评估审计客户的内部控制或评估其公司的内部开票流程。此外,公共会计师事务所也可能会发现独特的用途用于控制图(例如在纳税申报表中)例如,如果使用计算机来准备纳税申报表,则会计会获取纳税人提供的信息,并将其转移到计算机输入表中。输入表可能会发送到生成纳税申报表的税务服务机构,或者可能在内部产生报税表输入表格填写不当会导致错误的报税表,必须重复执行此过程最终结果是企业的利润较低

准备计算机输入表格是可以在控制图上绘制的过程。主要问题是输入表格是否正确,表格上错误的数量并不重要,因为即使是单个错误也会导致无法使用的纳税申报单对于这种类型的过程,适当的控制图将显示每个纳税申报单样本的不良率,如图2所示。

为了评估公司人员的绩效,每个准备者的输出都可以绘制在单独的控制图上。每个图的中心线代表有能力的人预期的有缺陷的退税百分比。如果以此为标准,公司将评估每个准备者的准确性是否正确如果出现失控点,则应调查原因,例如,假设如图中的第一个点和随后的每个第六点都超出特定准备者控制图上的控制上限,则调查可能导致发现这些失控点假设在纳税季节在工作日为六天的每个星期一发生一次。公司应就此发现向员工提供咨询,并尝试了解为什么星期一比每周其他天有更多错误。原因已知,员工将来可能能够避免这些失控点

案例旅行和娱乐开支组织可以使用控制图来管理成本和开支有效地监控开支包括确保开支得到适当授权和记录的控制以及监控开支水平的控制

出于成本控制和税收方面的原因,差旅和娱乐费用应予以监控。选择适当的控制图取决于主要重点是监控费用水平还是监控差旅和娱乐费用是否已得到适当授权和记录

为了监控授权和文件,公司可以每月抽取旅行和娱乐费用凭证的样本,将对每个凭证进行检查,以验证费用是否得到适当授权以及是否附有正确的文件。如果凭证没有完整的文件或缺少授权,表示不合格

例如,假设样本数量为凭单,则每个样本的不合格凭单数量在控制图上作图,如图1所示。该图说明了一个失控过程,其中控制限制以每个样本平均3个为中心控制点的原因可能是由于雇用了几名新销售人员,他们误解了提交旅行凭证的正确程序。一旦出现失控点并确定了原因,就应告知销售人员正确的程序

其他应用

此处提供的示例仅说明了控制图在会计流程中的四种可能应用。本质上,许多其他重复性的会计和财务流程也可以使用类似的图表进行评估。这些流程可能包括

每个期间处理的发票数

编制月结单所需的时间

应收账款的平均账龄

购买折扣损失的数量和

当佣金基于总销售额时,每个销售人员的销售回报

会计人员一旦了解了统计质量控制的基础知识以及如何轻松准备控制图,他们便可以轻松地确定会计功能中涉及的其他重复过程,在这些过程中,控制图将用作控制技术

了解控制图的好处

因为许多制造商现在正在使用控制图来评估其流程,所以会计人员如果要继续向其雇主或客户提供最大的服务,就必须了解统计过程控制。此外,会计师无疑会在其部门或公司中发现控制图的许多用途。如果通过使用统计方法改善会计流程的质量,公司应获得更高的获利能力。由于会计服务质量的提高和提供服务所产生的成本的减少,将使获利能力得到提高。在所有环境中,包括会计部门在内的所有部门都必须尝试以尽可能低的成本提供高质量的服务和产品。

有关典型控制图应用程序的详细列表,请参见Irving W Burr统计质量控制方法,纽约Marcel DekkerInc。有关特定控制图的其他信息,请参见Irving W Burr统计质量控制方法,纽约Marcel Dekker Inc和Eugene L Grant和Richard S Leavenworth统计质量控制由纽约麦格劳希尔图书公司提供。有关控制图在财务管理中的一些应用示例,请参阅James M Reeve和John W Philpot在财务管理中使用统计过程控制的应用《制造业成本管理杂志》

Richard M Walter德克萨斯理工大学拉伯克分校德克萨斯大学会计学助理教授Mark M Higgins罗德岛州金斯顿大学会计学助理教授RI and Harold P Roth田纳西大学诺克斯维尔分校会计学副教授